Arkistolaitoksen sähköiset tietokannat ja hakemistot - Eilola
Digitaaliarkisto on arkistolaitoksen digitoitujen asiakirjojen tallennus- ja esitysjärjestelmä, jonka avulla tutkija voi hakea ja lukea lähteitä omalta koneeltaan (poikkeuksena tietystikin ne aineistot, joissa on näyttörajoitus ja jotka on luettavissa vain Arkistolaitoksen omilla päätteillä tai paperimuodossa). Digitaaliarkiston etusivulta löytyy linkit digitointiohjelman aikaisempiin vaiheisiin, päivitettyyn digitointiohjelmaan sekä viikon sisällä digitoituihin aineistoihin, joiden avulla saa käsityksen aineiston laajuudesta
Pääsääntöisesti voidaan sanoa, että digitointi on aloitettu huonossa kunnossa olevista ja paljon käytetyistä aineistoista (esim. sukututkijoille tärkeistä historiakirjoista ja henkikirjoista). Kun aineistoa etsitään Vakka-arkistotietokannasta, ohjelma kertoo, jos aineisto on digitoitu.
Digitaaliarkistosta hakeminen tapahtuu vapaavalintaisten hakusanojen avulla. Se voidaan suorittaa erisnimillä ja yleisnimillä. Hakua tehdessä kannattaa kiinnittää huomiota samaan asiaan kuin Vakka-arkistotietokantaa käytettäessä: esimerkiksi seurakuntien nimet ovat genetiivissä, joten perusmuodossa oleva paikannimi ei tuota osumaa. Tarkempia ohjeita digitaaliarkiston käyttöön löytyy sivulta.
Satakunnan henkilötiedosto 1303–1571
Professori Seppo Suvannon eri lähteistä kokoama tiedosto. Lähinnä talollisväkeä koskevien henkilötietojen lisäksi tiedostossa on kokonaisia kyliä koskevia maa- ja rajariitoja.
- Vakka-arkistotietokanta on Kansallisarkiston ja maakunta-arkistojen yhteinen kokoelmatietokanta. Vakka-arkistotietokantaa ollaan parhaillaan uudistamassa AHAA-palveluksi. Sitä voi pitää modernina vastineena arkistoluettelolle, mutta se sisältää laajempia kuvailutietoja arkistosta, mikä helpottaa aineiston etsintää. Koska Vakka keskustelee arkistolaitoksen digitaaliarkiston kanssa, se kertoo, mitkä aineistot ovat luettavissa digitoidussa muodossa.
Vakka-arkistotietokanta ei kata kaikkia Kansallisarkistossa ja maakunta-arkistoissa säilytettäviä aineistoja, koska tallennustyö on kesken. Julkisuus- ja henkilötietolainsäädännön rajoitusten vuoksi minkään henkilö-, perhe- tai sukuarkiston 100 vuotta nuorempia luettelo- ja kuvailutietoja ei näytetä avoimesti. Ne on selvitettävä joko arkistossa olevista paperisista arkistoluetteloista tai maakunta-arkistoissa olevilta asiakaspäätteiltä.
Vakka ei sisällä Sörnäisten toimipisteessä olevia, pääasiassa puolustusvoimien ja puolustushallinnon tai maanpuolustukseen liittyvien yksityisarkistojen aineistoja, vaan niitä on etsittävä Aarre-arkistotietokannan avulla.
- Arkistojen Portti -palvelu sisältää tällä hetkellä tietoa Arkistolaitoksen lisäksi Helsingin kaupungin tietokeskuksen ja Suomen Urheiluarkiston säilyttämistä aineistoista. Jatkossa on tarkoituksena laajentaa se kattamaan kaikki suomalaiset arkistot.
Portti tarjoaa mahdollisuuden etsiä arkistoaineistoa joko tutkittavan aiheen tai itseä kiinnostavan aiheen perusteella. Kysymys on siis teksteistä tai artikkeleista, joissa arkistot esittelevät omia aineistojaan ja niiden käyttömahdollisuuksia. Aineistolähtöinen haku kertoo esimerkiksi siitä, mitä kansakoulut olivat, millaisia aineistoja niiden arkistot sisältävät, mitä niiden perusteella voidaan selvittää ja miten arkistot löytyvät. Aihelähtöinen haku puolestaan antaa vinkkejä siitä, millaisia aineistoja sodan osapuolet tuottivat ja millaisia asioita niistä löytyy, millaista tutkimusta aiheesta on olemassa ja kuinka itseä kiinnostavia aiheita voi tutkia.
- Astia-verkkopalvelu on toiminnoista uusin. Aikaisemmin arkistoaineistoa tilatessaan joutui täyttämään lomakkeen, joka jätettiin arkistosalin valvojalle, ja aineistot tulivat aikanaan pöydälle. Astia-palvelun ansiosta paperisia lomakkeita ei enää tarvita, vaan kaikki tilaukset tehdään sähköisesti. Se tapahtuu samalla tavalla kuin verkkokaupassa: asiakas kerää haluamansa tuotteet koriin ja lähettää lopuksi tilauksen. Tilausta ei tarvitse myöskään tehdä paikan päällä arkistossa, vaan tarvitsemansa aineiston voi tilata jo etukäteen. Jos aineistolle on asetettu käyttörajoituksia, ohjelma huomauttaa siitä ja pyytää täyttämään aineistokorissa olevan käyttölupa-anomuksen.
Astia-verkkopalvelussa on kuitenkin rajoitteensa. Tällä hetkellä ( kesäkuu 2013) sillä ei voi tilata sota-arkiston aineistoja. Tiedot eivät myöskään ole kaikilta osin päivittyneitä, joten ohjelma saattaa vaatia käyttölupa-anomusta yli sata vuotta vanhan aineiston käytöstä.
