Tunnisteiden kokoaminen julkaisua tai arkistointia varten

Tunnisteissa voi edetä seuraavan listan mukaisesti kohdittain tai koota tiedot vapaasti yhteen pieneksi kertomukseksi: "Koiviston osuuskauppa 1930-luvulla. Kuvassa oikealla kauppias X sekä kaksi tuntematonta asiakasta. Kuvaaja Kauko Kamera (asui Sivukylällä). Kuvasi maanviljelijän työnsä ohella pyynnöstä 1920–30-luvuilla". Ei kannata pelästyä listassa esitettyä tarkkuutta, suppea ja vain osittainenkin tieto on tarpeen.

• Kuvausaika: päivämäärä, vuosi + kuvauskuukausi, vuosi, vuosiväli, vuosikymmen, arvio esim. 1920–1930-luku. Kuvausaikaa voidaan rajata myös kertomalla mitä ennen tai jälkeen se mahdollisesti on ollut esim. "ei ennen vuotta 1950" (kuvassa vuonna 1950 syntynyt henkilö tai vastaavasti tiedetään jonkin henkilön kuolinaika, talon tuhoutuminen, yrityksen perustaminen).
• Kuvauspaikka: kunta, kylä, talo (myös vanha postiosoite).  Myös jos tiedetään vain maakunta tai jopa maa (jossain Pohjanmaalla, Lapissa, USA, Kanada, Ruotsi).
• Aihe: mm. tilaisuus, tapahtuma, työvaihe. Myös "Perhe X kotipihallaan". Erilaisia lisähuomioita voi tehdä; "Perhe X kotipihallaan, joka oli aivan kirkon vieressä ja osuuskaupan naapurissa."
• Kuvatut henkilöt: henkilön nimi; etunimet, entiset nimet, tyttönimet (myös lempinimet), elinaika; myös arvio kannattaa mainita tarkempien tietojen puuttuessa. Ammatti, toiminta keruun kohteena olevalla paikkakunnalla (esim. eri seuroissa tai liiketoiminta). Pienikin tieto kannattaa mainita esim. pelkkä etu- tai sukunimi tai "kotoisin Heikkilän talosta"´.
• Henkilön sijainti valokuvassa on tärkeä; jos kuvassa on vain muutamia henkilöitä, riittävät maininnat ensimmäinen vasemmalta, toinen oikealta ym. Jos kyseessä on suurempi ryhmä, käydään henkilöt läpi riveittäin ja jotta oikea järjestys säilyisi, on muistettava sijoittaa myös tuntemattomat omille paikoilleen esim. "takarivi oikealta: ensimmäisenä Heikki Henkilö, tuntematon, rouva Sukunimi jne. Yksinkertainen hahmopiirros (vaikkapa vain numeroituja ympyröitä päiden sijaan) voi olla tarpeen, sillä ryhmissä ei aina seisota tai istuta riveittäin. Jos kuva on jo digitoitu, voidaan siitä tulostaa tavalliselle paperille työkuva, johon merkitään nuolilla tai numeroilla henkilöt.
• Valokuvaajan nimi on aina tarpeen, osoite ja muut tiedot voidaan merkitä kuten kuvatuistakin. Joskus myös mahdolliset tiedot kuvausharrastuksesta tai kuvissa käytetystä tekniikasta, laitteista ovat mielenkiintoinen lisä.
• Jos valokuva on julkaistu jossakin kirjassa tai lehdessä, on hyvä liittää mukaan tiedot niin tarkasti kuin ne ovat saatavilla. Aikaisemman julkaisun yhteydessä voi olla myös lisätietoja kuvaan.
• Jos kuva on peräisin jostakin museosta tai arkistosta tai sen päätymiseen nykyiselle haltijalle liittyy jotakin muuta taustaa, kirjataan tiedot muistiin. Vanhoja kokoelmista tehtyjä käyttökopioita voi tulla kokoamistyössä vastaan. Käyttökopion takaa löytyvä tieto on myös viite, jonka avulla voi tarkistaa löytyykö samasta laitoksesta myös muuta sopivaa aineistoa.