Nimien kirjoitusasut
Ohjeita henkilön- ja paikannimistön oikeinkirjoitukseen löytyy Kielitoimiston ohjepankista. Peruskartassa olevien tarkistettujen suomen-, ruotsin- ja saamenkielisten paikannimien kirjoitusasun voi tarkistaa Maanmittauslaitoksen sivulta. Ruotsinkielistä nimistöä koskevaa tietoa löytyy Kotimaisten kielten keskuksen sivulta kohdasta Namnhjälp. Ruotsinkielisten paikannimien kirjoitusasuja voi katsoa myös verkkojulkaisusta Svenska ortnamn i Finland; se sisältää myös suomenkielisiä nimiä kohteille, joilla on molemmankielinen nimi. Ruotsinkielisten paikannimien jälkiosista tehdään selkoa verkkojulkaisussa Namnledslexikon.
Epäselvissä tapauksissa auttaa Kotimaisten kielten keskuksen Nimistöneuvonta. Ruotsinkielisissä nimissä neuvoo Namnrådgivning ja saamenkielisissä nimissä Oulun yliopiston Giellagas-instituutti (yliopisto-opettaja Kaarina Vuolab-Lohi). Kotimaisten kielten keskuksen verkkojulkaisu Omin sanoin (2009) kertoo puolestaan Suomen vähemmistökielten saamen, romanin ja viittomakielen vaiheista ja kieliin liittyvästä kulttuurista.
Asiakirjanimet kotiseutujulkaisuissa
Vanhat kartat, asiakirjat ja kirkonkirjat sisältävät henkilön- ja paikannimiä, jotka on kirjoitettu aikansa ruotsinkielisiin asiakirjoihin silloisen, ruotsin kielessä käytetyn tai muuten horjuvan oikeinkirjoituksen mukaisesti. Varhemmin asiakirjat kirjoitettiin latinaksi ja nimiä muunnettiin sen mukaisesti. Karjalan ortodoksisilla alueilla nimiä on kirjattu myös venäjän kielen mukaisesti. Jotkut papit ovat suosineet ajoittain ranskaa tai saksaa.
Silloin kun kotiseutujulkaisuissa käytetään paikannimistä vanhoja kirjoitusasuja, niistä on jo ymmärrettävyyden vuoksi hyvä esittää ns. normaalistettu eli nykyisen oikeinkirjoituksen mukainen muoto. Vanha kirjoitusasu on vain aikansa tapa ilmaista käytössä ollut nimi silloisen kirjoitustavan mukaisesti, ja se on aikanaan luettukin toisin kuin nyt. Vanhan asiakirjamuodon vuosilukuineen voi esittää normaalistetun nimen jälkeen suluissa. Esim. Köyliön Joentausta (1422–1458 Ioghentawstha), Kuopio (1500-luvulla mm. Koopia, Cååpia, Copia), Jyväskylä (1575 Jyueskylä).
Asiakirja-aineiston sukunimiä tarkastellessa kannattaa muistaa, mikä on aito sukunimi: asiakirjojen vieraista kirjaimista ja oudosta kirjaamistavasta huolimatta useimmat sukunimemme ovat kotimaista lähtöä. Nämä kirjoitusasut eivät merkitse samaa kuin suvun alkuperäinen tai aito nimi, vaan aito nimi on se, jota on sen nykypäivään kulkeuduttua alettu kirjoittaa ääntämystä vastaavalla tavalla. Esimerkiksi kirjoittamalla Lauckan, laukain, Lauckainenn ja lauckoijnnon on haluttu kertoa henkilön kantaneen sukunimeä Laukkanen.
Kaikki etunimen jälkeen asiakirjoihin kirjatut nimet eivät silti ole sukunimiä, ks. esimerkiksi artikkeli Sukunimet sukututkimuksessa.
Ristimänimissä joutuu miettimään jo itse nimen kieltä ja mahdollista käytössä ollutta muotoa. Suomalaisen Kirjallisuuden Seuran kielitieteellinen valiokunta pohti historiallisten henkilöiden ristimänimien asun suomalaistamista ja taivuttamista Kansallista elämäkerrastoa varten 1930-luvulla. Valiokunta päätyi siihen, että ”ristimänimien asun suomalaistaminen ulotettaisiin käsittämään myös Venäjän vallan aika, kuitenkin vain 1800-luvun loppupuolelle asti, mistä eteenpäin noudatettaisiin kunkin omaa kirjoitustapaa. Suomalaistaminen ei saisi kuitenkaan ulottua ruotsinkielisten rahvaan henkilöiden eikä tunnetusti ruotsinmielisten sivistyneiden ristimänimiin”.
Tämän voi katsoa pätevän paljolti edelleen tavallisen maalaisväestön ristimänimiin, jotka merkittiin kirkonkirjoihin silloisen virkakielen mukaisesti: suomi hyväksyttiin virallisesti ruotsin kielen rinnalle 1863 kahdenkymmenen vuoden siirtymäajalla, joten kirjonkirjojen kieli suomalaistui viimeistään 1880-luvulla.
Sukujulkaisuihin kirjattavia henkilönnimiä koskevia ohjeita voi soveltaa myös kotiseutujulkaisuihin. Sellaisia ovat muun muassa Suomen Sukututkimusseuran sivulta löytyvät ohjeet Etunimet sukututkimuksessa, Sukunimet sukututkimuksessa ja Patronyymit ja matronyymit sukututkimuksessa.
Sekä paikan- että henkilönnimien normaalistaminen edellyttää asiantuntemusta. Asiaa auttaa Virtuaalisen vanhan kirjasuomen sivulta löytyvä katsaus vanhan kirjasuomen ortografiaan. Epävarmoissa tapauksissa on syytä kääntyä nimistön ja kielen asiantuntijoiden puoleen.
Hallitsijoiden ja historiallisten henkilöiden nimet
Vuonna 2002 Kotimaisten kielten tutkimuskeskuksen suomen kielen lautakunta antoi suosituksen siitä, miten Euroopan tulevien monarkkien nimiä käytetään suomen kielessä. Vanha tapahan on ollut, että eurooppalaisten hallitsijoiden nimet on suomalaistettu. Vuonna 1991 lautakunta oli suosittanut, että vain Pohjoismaiden monarkkien nimet suomalaistetaan, mutta etäisempien hallitsijoiden nimet pidettäisiin lähtökielisinä, ellei hallitsijalla on historiasta tuttuja kaimoja, joiden nimet on vanhastaan suomalaistettu. Tehtyyn päätökseen sisältyi varaus, että jokainen tapaus on erikseen harkittava.
Kansainvälisen käytännön mukaisesti Suomessakin muun muassa historiantutkijat ovat siirtymässä käyttämään historiallisten henkilöiden, niin myös hallitsijoiden, nimiä niiden alkuperäisessä muodossa. Vuonna 2002 suomen kielen lautakunta jo katsoi, ettei ole syytä pitää Pohjoismaita erikoisasemassa, ja suositti käytettäväksi tulevien eurooppalaisten hallitsijoiden nimiä sellaisinaan historiallisten nimimuotojen sijasta. Suosituksen mukaan Englannin prinssi Charles tulisi olemaan kuninkaanakin Charles eikä Kaarle ja Ruotsin tuleva kuningatar Victoria eikä Viktoria.
Suositus ei koske historiallisten nimien muuttamista takautuvasti. Henkilökohtaiset lisänimet on tapana kääntää kaikissa kielissä. Tähän ryhmään kuuluvat siis esimerkiksi henkilökohtaista ominaisuutta tai asuinpaikkaa ilmaisevat lisänimet, jotka ovat olleet kantajiaan kuvaavia nimiä, eivät sukunimiä. Sellaisia ovat esimerkiksi Iivana Julma, Kaarle Suuri ja Margareta Navarralainen.
Ulkomaiset paikannimet
Suomen kielessä käytettävien ulkomaisten paikannimien kirjoitusasuja voi katsoa Kotimaisten kielten keskuksen vuonna 2013 julkaisemasta teoksesta Pariisista Papukaijanokkaan. Suomenkieliset ulkomaiden paikannimet ja niiden vieraskieliset vastineet.